PressFile ist die Software für das effiziente Kontaktmanagement in PR-Agenturen, Presseabteilungen und dezentral arbeitenden Kommunikationsteams. Denn die PR-Software bietet nicht nur die einfache Verwaltung von Kontaktdaten und Presseverteilern. Auch personalisierte Aussendungen sind ebenso schnell und einfach erledigt, wie die Erfassung und das Management von Clippings. Als Software as a Service ermöglicht die Lösung dabei zudem Mobilität im Tätigkeitsfeld Public Relations, denn sie steht über den Internet-Browser jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung. PressFile dokumentiert alle Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder und stellt damit sicher, dass die Beteiligten stets den Überblick behalten.

Die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist zum großen Teil ein Geschäft mit Beziehungen – die richtigen Kontakte zu haben ist für PR-Schaffende von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund liegt ein besonderes Augenmerk auf der Pflege der meist zahlreichen Kontaktdaten. Ohne eine sinnvolle technische Basis kann dies zu einer komplexen und zeitintensiven Aufgabe werden. PressFile lässt genau diese Herausforderung zum Kinderspiel werden: Mit wenigen Klicks werden Datensätze angelegt. Details zur Person gehören dabei ebenso dazu wie Angaben zum Medium, für das der jeweilige Journalist tätig ist. Neben den wichtigsten Keywords wird der Kontakt zudem den relevanten Presseverteilern zugeordnet. Änderungen an den Kontaktdaten sind anschließend jederzeit möglich – PressFile dokumentiert außerdem, welches Mitglied des Kommunikationsteams diese vorgenommen hat.

Pressekontakte können in beliebig viele Verteiler eingebunden werden. Daneben sind neue Kontaktlisten rasch erstellt, beispielsweise über die Auswahl von Ressorts oder Schlüsselworten. Bestehende Verteiler lassen sich überdies in wenigen Schritten miteinander abgleichen, zusammenführen oder löschen, wobei die Kontaktdaten dabei selbstverständlich erhalten bleiben. Da in jedem einzelnen Datensatz vermerkt ist, wie der Ansprechpartner adressiert werden soll, sind personalisierte Anschreiben oder Etiketten in Windeseile erstellt. E-Mails können direkt über PressFile versendet werden, wobei die PR-Software erneut jeden Kommunikationsvorgang dokumentiert. So ist die transparente Zusammenarbeit im Team gesichert, selbst wenn dieses dezentral arbeitet.

PressFile erlaubt den Import und Export von Kontaktdaten, zum Beispiel über das gängige Excel-Format. Darüber hinaus ist auch das Clipping-Management leicht umzusetzen: Veröffentlichte Presseartikel lassen sich zusammen mit allen relevanten Aspekten wie etwa Seitenposition und Auflagenzahl erfassen. Clipping-Reports erstellt PressFile auf Basis dieser Angaben, so dass selbst Quartals- oder große Jahresauswertungen in wenigen Minuten fertiggestellt sind.